Optimale Onboarding programma’s hebben één leidende doelstelling: het maximaliseren van de productiviteit per medewerker. Medewerkers die maximaal produceren, zijn gemotiveerd, betrokken, verlagen het verloop en verhogen de retentie.
Het verbeteren van de prestaties of het verlagen van de operationele kosten door medewerkers maximaliseert de opbrengst van een bedrijf.
In mijn eerdere blog heb ik dit al aangegeven; goede Onboarding, Strategische Onboarding, is de makkelijkste, goedkoopste en snelste manier om bedrijfsdoelstellingen, winst en continuïteit zeker te stellen. Bovendien kan Strategische Onboarding een grote financiële waarde blootleggen, de Onboarding Marge; waarvan slechts weinigen zich het bestaan vooraf hebben gerealiseerd.
Het is in de praktijk dan ook al vele malen bewezen dat Onboarding als vermenigvuldiger/ multiplier werkt op de belangrijkste variabelen die bijdragen aan de prestaties van medewerkers.
Voor een theoretische én praktische onderbouwing verwijs ik graag naar “Succesful Onboarding” van Stein en Christiansen, ISBN: 978-0-07-174615-1 waarin het hoe, waarom en de lange termijn doelstellingen van Onboarding uitstekend behandeld en uitgelegd worden.
Wat zijn de variabelen die bepalend zijn voor de prestaties van medewerkers of te wel: “de output per medewerker” of “de bijdrage per medewerker aan het bedrijfsresultaat” of “de contributiemarge per medewerker”?
- Mogelijkheden (capability), d.w.z. de combinatie van intelligentie en vaardigheden, inclusief het vermogen om te ontwikkelen en verbeteren op deze eigenschappen. Er is altijd ruimte om intelligentie en vaardigheden verder te ontwikkelen door opleidingen en aanmoedigingen.
- Context is de achtergrondinformatie van de organisatie in breedste zin en is veel meer dan weten wie de baas is en wat er gedaan moet worden. Het is het diepere begrip van de missie, doelstellingen, de strategie, de concurrentie, regulering, klanten en hun behoeften, beschikbare bronnen en het onderliggende businessmodel om de strategie uit te voeren, de cultuur; kortom hoe zaken gedaan worden. Hoe beter het begrip over het domein waarin de organisatie werkt, des te meer waarde kan de individuele medewerker toevoegen aan de organisatie.
- Netwerk is de combinatie van de interne en externe relaties die relevant zijn voor het bedrijf, functie en taken van de nieuwe medewerker. Hoe beter de relaties binnen en buiten het bedrijf des te groter de kans op succes wanneer zich een onverwachtse situatie voordoet, een nieuwe opdracht wordt toegewezen of een onbekend verzoek wordt gedaan. Omdat je dan immers weet bij wie je kunt aankloppen.
- Drive is simpelweg de wil om een uitblinker te zijn. Het is een combinatie van ambitie, ondernemerschap en verbinding met de organisatie. Ambitie geeft de energie om de beste te willen zijn, ondernemerschap geeft de moed en de wil om iets anders op te offeren, verbinding is de mate waarin men geeft en gemotiveerd is om te presteren in het voordeel van de organisatie.
Een goed werkend Onboarding programma versterkt dus als vermenigvuldiger, als multiplier de bovengenoemde onderdelen die dus bepalend zijn voor de bijdrage van de nieuwe medewerker, de productiviteit.
Hoe heeft een Onboarding programma dan invloed op de productiviteit, hoe versterkt het die onderliggende variabelen?
Een strategisch ontworpen programma bevat onderdelen zoals het versterken van betrokkenheid, het netwerken, effectieve training om de cultuur en strategie bij te brengen, mentor programma’s, carrièreontwikkeling en nog veel meer. Ieder onderdeel van een Onboarding programma draagt als een vermenigvuldiger bij aan één, zo niet alle vier factoren die de bijdrage van de nieuwe medewerker aan de productiviteit bepalen. In een formule:
The Onboarding Margin New Hire Contribution = (Onboarding Multiplier) X (Capability + Context + Connectedness + Drive)
Tot slot, twee voorbeelden hoe Onboarding de variabelen die de productiviteit beïnvloeden verbetert:
De mentor of buddy
- Mogelijkheden, capability: een mentor voorziet vaak in informele training en ontwikkeling van vaardigheden
- Context: mentoren hebben een belangrijke rol in de introductie van de cultuur, missie, businessmodel en strategie van het bedrijf
- Netwerk: mentoren voorzien vaak in netwerkmogelijkheden door nieuwe medewerkers voor te stellen aan contacten uit hun eigen netwerk
- Drive: mentoren kunnen nieuwe medewerkers helpen in het vinden van interessante taken en andere mogelijkheden die de motivatie beïnvloeden
Netwerkbijeenkomsten beïnvloeden 3 variabelen:
- Context: door te netwerken met ervaren medewerkers krijgt een nieuwe medewerker meer inzicht in missie en strategie
- Netwerk: het netwerken als activiteit vergroot evident het netwerk van de nieuwe medewerker
- Drive: het ontmoeten van collega’s met mooie carrières kan bijdragen tot meer enthousiasme over de eigen carrièremogelijkheden.
Conclusie: natuurlijk zullen enkele outputvariabelen zich in de loop van de tijd op natuurlijke wijze ontwikkelen, zelfs als Onboarding ontbreekt. De contextuele kennis van een nieuwe medewerker zal bijvoorbeeld toenemen naarmate hij of zij meer tijd in de organisatie doorbrengt. Een strategisch ontworpen Onboarding programma zal echter werken als een vermenigvuldiger om het resultaat aanzienlijk te verbeteren én te versnellen.